le role du système d'information dans l'entreprise

17Ainsi, plus une tâche est dépendante d’une autre tâche où d’un dispositif matériel pour son exécution, moins l’évolutivité endogène de cette tâche est importante, puisque ces autres tâches et dispositifs agissent pour conditionner une même exécution routinière. Strong D.M. Elmes M.B., D.M. Cette discipline regroupe les connaissances, techniques et outils permettant d’organiser et de contrôler le système d’information afin d’optimiser les performances de l’entreprise. Mon travail montre comment les systèmes d’information peuvent soutenir le Becker M.C. Ces ajustements avec les sous-traitants se heurtent à la dépendance au système qui structure malgré tout l’exécution de la routine. Pour Huber (1991 : p. 89) « une entité apprend si, par son activité cognitive, l’étendue de ses comportements potentiels est changée ». En outre, l’automatisation des tâches récurrentes réduit les dépenses inutiles. Les SE sont paramétrés pour soutenir, contraindre, voire automatiser nombre de tâches au sein de ces processus. (1988), « The Mindlessness of Organizational Behaviors ». Pentland B.T. Dans cet article, nous proposons de concevoir le concept d’agence par destination, c’est-à-dire selon la manière dont le SE agit et influence l’action des utilisateurs. (1984), « Structural Inertia and Organizational Change ». Nous proposons, en second lieu, quatre facteurs de l’évolutivité routinière : l’interdépendance des tâches, la réflexivité des acteurs, la temporalité des tâches et la régulation des tâches (Becker, 2005 ; D’Adderio, 2008). Ce scénario pédagogique a pour objectif de montrer en quoi et comment le système d’information porte les fonctions mercatique et commerciale d’une organisation. Pour d’autres travaux, centrés sur l’acteur et non plus sur la tâche, l’étude des règles doit s’effectuer sur un périmètre organisationnel plus large que celui de la routine (Rerup et Feldman, 2011). et Feldman M.S. Leonardi, P. M. (2011), « When Flexible Routines Meet Flexible Technologies: Affordance, Constraint, and the Imbrication of Human and Material Agencies ». Turner S.F. Le système d’information (SI) d’une entreprise est constitué de l’ensemble des ressources (humaines, matériels, logiciels, données, procédures) qui permettent de collecter, de stocker, de traiter, et de communiquer les informations entre les acteurs de l’organisation et auprès de ses partenaires, usagers, clients et fournisseurs. 56Le processus de conception de véhicules spéciaux consiste, à partir d’un cahier des charges : à définir le dimensionnement et l’assemblage de différentes pièces et sous-ensembles mécaniques, à concevoir le câblage électrique, à réaliser les nomenclatures et les modes opératoires, à fabriquer et réaliser une série de tests sur les pièces conçues, à fabriquer le prototype, et à procéder à d’éventuels ajustements de conception. Becker (éd), Handbook of Organizational Routines, Edward Elgar Publishing, p. 256-280. Cette interdépendance inter-routine est plus difficile à appréhender par les acteurs, notamment lorsqu’elle est médiatisée par le SE, point sur lequel nous reviendrons. (2005), « The Persistence of Flexible Organizational Routines: The Role of Agency and Organizational Context », Organization Science, vol. 1 commentaire. Business Intelligence ou informatique décisionnelle : définition et outils, Docker : tout savoir sur la plateforme de containérisation, Python : tout savoir sur le principal langage Big Data et Machine Learning, Robotique : 5 entreprises qui vont marquer la décennie 2020, TousAntiCovid : à Singapour, la police accède aux données pour les enquêtes criminelles, Neuromorphic Computing : tout savoir sur les ordinateurs à l'intelligence humaine, Bouygues : tout savoir sur le géant industriel français, Comparatif cloud gratuit & stockage en ligne, telles que le RGPD qui entre en vigueur le 25 mai 2018, un partenariat stratégique afin d’améliorer votre organisation, TOR : tout savoir sur le navigateur web qui protège vos données, La Chine a démasqué les espions américains grâce au vol de Big Data. Strong et Volkoff O. (1991), « Exploration and Exploitation in Organizational Learning », Organization Science, vol. (1991), « Exploration and Exploitation in Organizational Learning ». Iannacci, F. et Hatzaras K.S. En cela, il limite les opérations de saisie et réduit donc là aussi la durée des tâches des agents et améliore la fiabilité du processus. Pour être utile à l’entreprise, un système d’information doit être organisé, et cohérent. Un système prévoit des formulaires avec certains champs de données ; c’est-à-dire que le système prévoit que l’exécution d’une tâche requiert certaines données (généralement fournies par un formulaire si elles sont accessibles au système) et non d’autres. Ainsi, contrairement au cas automobile la réflexivité des individus est canalisée. Le système utilisé est le PLMS Smarteam de l’éditeur Dassault Systems. 37Au cœur du concept de routine réside l’idée d’une coordination tacite (Becker, 2004) : le comportement des uns influence, voire déclenche, le comportement des autres, c’est-à-dire génère une agence comportementale pour les personnes situées en aval du processus. Les tâches de conception sont longues et dès lors peu répétitives. Les antécédents comportementaux et cognitifs des actions humaines en organisation ont de plus en plus pour origine la structure technologique paramétrée au sein des SE. 57Au sein de ce processus, l’interdépendance entre les tâches de la routine est très importante, car qualifiée de réciproque dans le sens où il y des interactions et des rétroactions entre les agents travaillant sur le même véhicule. occupe véritablement dans l’entreprise. Les agences sont pour la plupart conçues intentionnellement lors du projet d’adaptation du système à l’organisation, et dès lors largement idiosyncratiques. 8La seconde et la troisième sections exposent et justifient respectivement les quatre facteurs de l’évolutivité routinière proposés et les voies par lesquelles les SE habilitent et contraignent l’action, mais aussi influencent ces facteurs de l’évolutivité routinière. 3. Les agences matérielles, cognitives et comportementales semblent représenter des degrés de prescription progressifs du travail. Toutefois, cela signifie également qu’elle conduirait à une moindre capacité d’adaptation autonome. Iannacci, F. et Hatzaras K.S. Selon l’application du modèle, la routine construite autour de ce processus a en effet une évolutivité endogène très faible, notamment en raison de la faible réflexivité, de la pression temporelle, de la forte régulation et de la forte dépendance au SE. 49, n° 2, p. 149-164. Giddens A. Une moindre disponibilité matérielle du SE peut encourager une modification de l’exécution de la routine (David, 2014). Ainsi, le rôle des organes de management dans le changement de règles est un élément déterminant de l’évolution endogène et exogène de la routine. Un des arguments économiques aux routines est l’économie de ressources cognitives qui peuvent être déployées sur des tâches plus complexes (Becker, 2004). En cela, le SE favorise l’évolutivité endogène et exogène de la routine, stimulant la prise d’initiatives de certains utilisateurs, notamment pour mieux exploiter les possibilités du SE (demande de changement de paramétrage pour gérer un catalogue de pièces standards). Ce faisant ces agences cognitives contribuent à l’apprentissage par exploitation permettant une productivité importante. Merminod V., C. Mothe et Rowe F. (2009), « Effets de Product Lifecycle Management sur la fiabilité et la productivité : une comparaison entre deux contextes de développement produit », M@n@gement, vol. (2014), « Special Issue on Routine Dynamics: Exploring Sources of Stability and Change in Organizations », Call for Papers. Perrow, C. (1967), « A Framework for the Comparative Analysis of Organizations ». 25Ces régulations peuvent ainsi prendre la forme de règles impératives, telles que des normes ISO (Lazaric et Denis, 2005) ou de règles qui doivent être adaptées et complétées pour être applicables (Reynaud, 2001). Nous nous sommes entretenus avec au moins deux personnes pour chaque poste. Ces quatre facteurs, et les relations de dépendance conceptuelle qu’ils entretiennent avec l’évolutivité routinière, peuvent être mobilisés tant sur la plan académique que professionnel. En outre, le SI doit également être très sécurisé, et garantir une continuité en cas de sinistre. L’agence matérielle concerne également les dispositifs de saisie par lecteur de codes à barres, réduisant d’autant la durée des tâches des différents agents et améliorant la fiabilité du processus. Pentland B.T. Un SE agit aussi lorsqu’il exécute des tâches de la routine. 79La phase de rétention des comportements attendus est assurée par les structures qui lient les occurrences successives d’une même routine : la structure cognitive des membres de la routine, la structure organisationnelle portée par les manageurs et éventuellement transcrite sous forme de documents, mais aussi la structure technologique et organisationnelle contenue dans le SE. Une routine dont les membres sont engagés quotidiennement dans une forte réflexivité a une probabilité supérieure d’évoluer, avec ou sans perturbation conséquente (Howard-Grenville, 2005), car les mécanismes d’apprentissage adaptatif sont plus forts. 15Par ailleurs, Howard-Grenville (2005) a établi que l’interdépendance de la routine avec un environnement changeant est une source de variations fréquentes au sein de la routine. Ces tâches étaient auparavant exécutées par un acteur de la routine. Le système d'information (SI) est une composante primordiale de l'entreprise en accélérant le développement et l'adoption du numérique. De plus, la typologie des agences que nous proposons étant un approfondissement analytique du concept d’agence matérielle, peu de travaux décrivent de manière systématique ce qui pourrait s’apparenter précisément aux relations de dépendance conceptuelle de ce cadre d’analyse. March J.G. 24Le processus social de routinisation traduit un phénomène de régulation des comportements (Cohendet et Llerena, 2008). Seules quelques initiatives isolées sont prises par les techniciens chargés des fiches techniques ou par l’agent chargé des achats afin de mieux gérer la relation avec les sous-traitants. Volkoff O., Strong D.M et Elmes M.B. Ce faisant, l’application de ce cadre conceptuel pour décrire les routines étudiées est une voie pour améliorer la consolidation des résultats de la littérature. Ainsi, en raison des agences cognitives qu’ils peuvent engendrer, les SE accroissent généralement la visibilité du travail de chacun et conduisent à générer un phénomène de conformité réflexive aux règles (Elmes et al., 2005). L’évolutivité exogène est l’inverse du degré de résistance de la routine à la modification de l’environnement ou lors de projets délibérés de changement organisationnel. Il est toutefois possible qu’il délègue cette mission au RSSI (responsable de la sécurité des informations) lorsqu’il y en a un dans l’entreprise. 83Ce cadre conceptuel identifie également trois modalités d’intervention du SE lors de l’exécution des routines organisationnelles : matérielle, cognitive ou comportementale. Ces régulations, qui peuvent être autonomes ou de contrôle, définissent comment la routine doit être exécutée (Reynaud, 1988). 5, n° 3, p. 653-698. De telles descriptions sont nécessaires pour modéliser et théoriser ces relations, notamment sur leur nature positive ou négative, sur le caractère nécessaire ou suffisant d’une agence particulière pour produire un effet particulier, ainsi que sur l’intensité ou la quantité minimale d’agences à générer pour produire un tel effet. et Fried Y. De même, plusieurs relations de dépendance conceptuelle ont été présentées dans ces sections, mais ne sont pas rapportées sur la figure 1 en raison de la complexité de ces relations au niveau d’abstraction conceptuelle choisi dans cet article. Il y a également une interdépendance réciproque avec le processus aval qu’est la production/assemblage. 14, n° 2, p. 157-171. Sur un tel périmètre organisationnel, voire sociétal, les objectifs assignés à une routine sont parfois contradictoires (Turner et Rindova, 2012) et doivent souvent être négociés avec les autres membres de la routine (Feldman et Rafaeli, 2002), voire avec des acteurs externes à la routine. Lazaric N. (2000), « The Role of Routines, Rules and Habits in Collective Learning: some Epistemological and Ontological Considerations », European Journal of Economic and Social Systems. 73En cela l’étude de différents types d’agences que peut potentiellement engendrer un SE est important 1) pour mieux comprendre le rôle potentiellement ambivalent des SE dans l’évolutivité routinière, 2) pour concevoir les SE afin qu’ils soutiennent le contrôle des processus, tout en autorisant, voire encourageant l’apprentissage organisationnel. Mais cette alerte est régulièrement et aisément ignorée. Le traitement de l’information consiste à produire de nouvelles informations à partir d’informations existantes grâce à des programmes informatiques ou des opérations manuelles. 1.1.1. et Zirpoli F., (2008), « Applying Organizational Routines in Analyzing the Behavior of Organizations », Journal of Economic Behavior & Organization, vol. D’Adderio L., M.S. (1988), « Les régulations dans les organisations : régulation de contrôle et régulation autonome », Revue Française de Gestion, vol. 20Une réflexivité importante des acteurs lors de l’exécution routinière peut conduire à une évolution de la routine difficile à planifier. Le niveau supérieur d’abstraction de ces relations est un facteur favorable à une telle portée théorique. Pour être utile à l’entreprise, un système d’information doit être organisé, et cohérent. Un concepteur passe plusieurs semaines sur le même projet. 67On le constate, l’évolutivité routinière initiale de chacune de ces routines, le rôle du SE et son influence sur cette évolutivité routinière initiale sont différents dans chacun de cas analysés. Transformation automobile : véhicules spéciaux, Nombre d’entretiens / nombre de personnes totales. Il doit aussi permettre au management organisationnel de répondre aux problèmes informatiques de façon rapide et efficace. 11, n° 6, p. 611-629. En revanche, l’évolutivité exogène liée à une évolution du système d’information est très importante tant l’exécution de la routine est dépendante du SE. (2005), « Unbundling the Structure of Inertia: Resource versus routine rigidity ». 32, n° 2, p. 194-208. L’exécution des tâches est par ailleurs très prescrite par des modes opératoires. Les concepteurs peuvent avoir une idée plus précise de l’organisation et des domaines de connaissances par l’utilisation du système. Il doit garantir l’organisation, la cohérence, l’agilité, la conformité légale, l’éthique et la sécurité du Système d’Informations. Thompson J.D. 11Ce faisant, pour traiter cette problématique, les travaux de Becker (2005) sur la naturalité des routines doivent être amendés en deux points : 1) la régulation des comportements n’est pas seulement un produit de la routine (Becker, 2004), mais aussi un de ses déterminants (D’Adderio, 2011). 3. tableau 1). The ability of organizations to stabilize or to evolve their organizational routines that are structured by an enterprise system is a persistent issue. Trouver un partenariat stratégique afin d’améliorer votre organisation est ainsi plus simple. Dès lors, les utilisateurs prennent des initiatives pour pallier les freins du système, notamment en rééditant les fiches techniques pour les compléter avant de les envoyer aux fournisseurs, ou encore en ayant recours au courriel en complément des remarques mentionnées sur la fiche technique. (2005), « A Framework for Applying Organizational Routines in Empirical Research: Linking Antecedents, Characteristics and Performance Outcomes of Recurrent Interaction Patterns », Industrial and Corporate Change, vol. Ainsi les agences cognitives du SE peuvent soutenir la prise d’initiatives (la variation) mais surtout fournir les connaissances utiles à l’utilisateur pour juger de la pertinence de cette initiative. La NASA réussit la 1ère téléportation quantique : vers une révolution d'internet ? (2011), « Routines as a Source of Change in Organizational Schemata: the Role of Trial-and-Error Learning ». Cet article aide donc à identifier, à concevoir et à maitriser le pouvoir organisant des systèmes d’entreprise. Gilbert C.G. Dans cet objectif, nous devons expliciter le pouvoir structurant des SE sur les routines, c’est-à-dire les moyens par lesquels un SE peut modifier ces facteurs organisationnels. Certaines de ces contraintes peuvent être nécessaires pour que le système remplisse ses fonctions d’intégration informationnelle et processuelle, et plus généralement pour qu’il assure la performance globale du système d’information (Strong et Volkoff, 2010). Ainsi, nous étudions trois processus, issus de trois entreprises différentes, soutenus par trois SE différents : un ERP (Enterprise Resources Planning) (Davenport, 1998 ; El Amrani et Saint-Léger, 2013) pour le processus logistique, et des PLMS (Product Lifecycle Management System) pour les processus de conception (David et Rowe, 2015a ; 2015b). Du fait de la mise en commun des données, les SE peuvent augmenter la réflexivité des tâches en augmentant la quantité d’informations accessibles à l’utilisateur, alimentant et encourageant sa réflexion dans l’exécution de sa tâche. figure1). Leonardi, P. M. (2011), « When Flexible Routines Meet Flexible Technologies: Affordance, Constraint, and the Imbrication of Human and Material Agencies », MIS Quarterly, vol. Il est par exemple possible de former les employés aux nouveaux outils, ou de les impliquer directement dans l’évolution du système. Turner S.F. Toutefois, elle considère également les SE comme pouvant habiliter les utilisateurs pour la prise d’initiatives et encourager l’évolution des pratiques (Elmes et al., 2005 ; Leonardi, 2011). 81L’étude des SE est utile à la compréhension des routines organisationnelles étant donné le rôle structurant qu’ils y tiennent. Par ailleurs, les organisations doivent être en mesure de stabiliser leurs routines organisationnelles et de les faire évoluer lorsque cela est nécessaire. Le cas du prêt-à-porter peut être considéré comme un cas intermédiaire tant pour les caractéristiques de la routine et celles du SE mis en œuvre, que pour la régulation de la routine et l’instrumentation du SE dans le contrôle du processus. Il est donc le responsable du Management du Système d’Information. 29La capacité du système d’entreprise à habiliter et contraindre l’action de l’utilisateur, voire à exécuter automatiquement certaines tâches organisationnelles, c’est-à-dire sa capacité à agir ou à influencer l’action de l’utilisateur, est appelé « agence » (Leornardi, 2011 ; David, 2014). Un extranetest une extension du système d'information de l'entreprise à des partenaires situés au-delà du réseau, et ce, de manière sécurisée (authentification par nom d'utilisateur et mot de passe). (2013), « Technological Objects, Social Positions, and the Transformational Model of Social Activity », MIS Quarterly, vol. Une forte évolutivité routinière peut être considérée comme un défaut d’apprentissage par exploitation et comme un facteur favorisant l’apprentissage par exploration. 2. En automatisant ainsi nombre de tâches de communication entre les membres, les SE peuvent aussi réduire la durée de latence entre les tâches. 22Cette dimension temporelle est principalement analysée par les travaux en économie, mais peu par la littérature en sciences de gestion. Les exceptions – quasi inexistantes - sont gérées par le responsable du service. Sur le plan professionnel, cette modélisation de l’évolutivité routinière permet d’évaluer la propension évolutive de la routine et l’inertie organisationnelle potentielle en cas de projet de changement organisationnel délibéré. Reynaud J. Les utilisateurs s’approprient le SE et peuvent faire preuve d’initiatives. S’ils ne le font pas, des problèmes risquent de survenir au cours du projet. Les données qu’il rassemble doivent être de bonne qualité, mises à jour et non redondantes. Les utilisateurs sont capables de comprendre les conséquences de leurs actions assurant une forme de sélection des comportements possibles. Par ailleurs, les SE automatisent nombre de tâches ne réclamant pas ou peu de réflexivité, telles que la transmission des informations entre les acteurs du processus et vers les acteurs des autres processus. Détenant à la fois un rôle opérationnel et stratégique, le système d’information, au-delà de sa fonction « opérationnelle », dispose d’une véritable … et Volkoff O. Il n’est pas envisageable d’effectuer ces tâches « à côté » du système pour des raisons de fiabilité des stocks et d’édition des documents légaux. Hutchins E. (1995), « How a Cockpit Remembers Its Speeds ». La métaphore de l’ornière - d’où, au fur et à mesure des passages, il est de plus en plus difficile de sortir – est régulièrement utilisée pour caractériser le rôle du temps sur la récurrence routinière (Levitt et March, 1988). Amélioration de la productivité grâce à l’assistance informatique. Sur ce point, la direction régule les pratiques à l’encontre des fonctionnalités de contrôle du système. La littérature en systèmes d’information reconnait ainsi aux SE des capacités à contraindre et donc à stabiliser les pratiques, mais aussi des capacités à susciter la prise d’initiatives du fait de l’information accrue en possession de l’utilisateur sur le contexte et ses possibilités d’action (Elmes et al., 2005). Le rôle des systèmes d’information dans le développement durable WYMANN, Raoul iv l’entreprise dans le système global. 14, n° 5, p. 817-846. Tableau 2 - synthèse de l’analyse empirique, Evolutivité endogène (contribution du SE). Toutefois, notre modélisation invite à analyser non seulement le caractère habilitant et contraignant du SE pour l’utilisateur, mais aussi l’influence du SE sur les facteurs organisationnels de l’évolutivité tels que la temporalité et l’interdépendance. En d’autres termes, les concepteurs du vêtement doivent s’ajuster avec les fournisseurs sans occasionner de conséquence sur les autres tâches du processus. Schulz M. (2008), « Staying on Track: a Voyage to the Internal Mechanisms of Routine Reproduction », In M.C. Ainsi, quelque soit sa taille ou son activité, toute entreprise a besoin d’un système d’information (SI) capable de gérer ce processus et ces flux d’informations. Or, ces habitudes sont souvent bien ancrées et il peut-être difficile pour les employés de s’en défaire. Faulkner P. et Runde J. Le sous-système social est composé de la structure organisationnelle et des personnes liées au SI. Troisièmement, le système contient des modèles de représentation, d’interprétation et de décision. 65Les agences produites par ce système sont plus nombreuses que celles du système précédent, mais bien moins nombreuses que celles générées par le système du processus logistique. La potentialité de la récurrence augmente consécutivement à chaque occurrence similaire (Cohen et Bacdayan, 1994). Un SE peut être paramétré pour intervenir différemment dans l’exécution d’une routine organisationnelle. Feldman M.S. Un SI permet de créer, collecter, stocker, traiter, modifier des informations sous divers formats. Nelson R.R. L’interdépendance entre le processus et le système est très importante et réduit l’évolutivité de la routine. (2005), « Organizational Routines as Unit of Analysis ». 84Le SE est bien plus qu’une simple ressource matérielle. Becker M.C. 39, n° 3, p. 309-331. Concernant les relations de dépendance conceptuelle entre les agences émanant du SE et les facteurs de l’évolutivité routinière, ces résultats corroborent ou nuancent certaines suggestions de la littérature. 97, p. 53-68. Dans le cas « automobile », au contraire, le SE a permis de dynamiser les pratiques et de susciter une prise d’initiatives par différents acteurs de la routine. Il ne signifie donc pas que ce phénomène soit nécessairement planifié, ni même intentionnel. Il en est quasiment de même pour les magasiniers qui doivent descendre les palettes de stock afin de les rendre accessibles aux agents de prélèvement. Le cas « automobile » montre qu’une telle agence cognitive donne accès à toute une somme d’informations sur les développements antérieurs et en cours, une somme de connaissances sur l’organisation, ses ressources, ses acteurs et leur rôle. Ces quatre facteurs seraient les raisons économiques à l’émergence de comportements répétitifs en organisation. Toutefois, le bien-aller de tous les vêtements est jugé sur pièce et réclame souvent des modifications de la part des fournisseurs. 60Les agences engendrées par ce système sont peu nombreuses. Toutefois, il ne s’agit pas comme dans le cas logistique d’ordonnancer le travail et de répartir les tâches. 2Une routine organisationnelle est généralement définie comme « un schéma répétitif et reconnaissable d’actions interdépendantes impliquant de multiples acteurs » (Feldman et Pentland, 2003, p. 95). Le SE permet toutefois également d’explorer de nouveaux comportements possibles et de mémoriser des comportements passés favorisant l’apprentissage par exploration. Sur ce point, nos résultats illustrent le rôle du SE et de son appropriation par les utilisateurs. Premièrement, l’apprentissage est un phénomène cognitif, distinct du changement d’organisation.

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